Meldingen, klachten en vertrouwenszaken

Meldingen van studenten

Wij streven naar een positief leerklimaat op alle locaties. We zorgen voor een stimulerende, veilige leeromgeving, zodat iedere student de veiligheid en ruimte voelt om zichzelf te kunnen ontwikkelen. Toch kunnen er situaties ontstaan die leiden tot ontevredenheid. Studenten kunnen dit bespreken met een docent, studentcoach, conciërge of een andere medewerker. Als ze er samen niet uitkomen, kan een student een klacht indienen via het digitale klachtensysteem.  

Als een klacht of geschil niet naar tevredenheid wordt opgelost, wordt de klacht of het geschil in behandeling genomen door de Klachtencommissie of de Geschillencommissie. Klachten over ongewenste gedragingen worden neergelegd bij de vertrouwenspersoon. Klachten met betrekking tot de beoordeling van toetsen worden voorgelegd aan de Commissie van Beroep voor de Examens. 

Algemene klachten van studenten

Klachten geven informatie over de kwaliteit van ons onderwijs en onze dienstverlening. In 2023 zijn er via het digitale klachtensysteem 131 klachten binnen gekomen. In 2022 waren dit er 122. Deze stijging wordt veroorzaakt door een toename van het aantal klachten over de examens. In meer dan helft van de klachten gaat het om examenklachten. 

De afhandeling van klachten wordt vanuit de systematiek van kwaliteitsborging in het regulier proces gemonitord. 

Klachten naar categorie 

Klachten via Klachtencommissie, Geschillenadviescommissie en Commissie van Beroep voor de examens

De Klachtencommissie heeft in 2023 één klacht behandeld. Deze klacht werd door de Klachtencommissie gegrond verklaard. De Commissie van Beroep voor de Examens heeft dit jaar één bezwaar behandeld. Dit bezwaarschrift werd door de Commissie van Beroep voor de Examens ongegrond verklaard. Sinds augustus 2023 hebben we ook een Geschillenadviescommissie. Deze commissie heeft in 2023 echter nog geen bezwaarschriften behandeld. 

Signalen vanuit de onderwijsinspectie en instelling

In enkele gevallen leggen ouders of studenten een klacht bij de onderwijsinspectie neer. In deze gevallen neemt de onderwijsinspectie contact op met de instelling om het ‘signaal’ onder de aandacht te brengen. De contactinspecteur van de instelling wordt dan geïnformeerd over de afhandeling van de klacht. In 2023 zijn er vier signalen vanuit de inspectie binnengekomen. De inspectie geeft aan dat onze aanpak getuigt van resultaatgerichte acties, waarbij ook aandacht is voor ‘lessons learned’, ter voorkoming van herhaling in de toekomst. 

Vertrouwenspersonen voor studenten

Studenten kunnen meldingen over ongewenste omgangsvormen doen bij de COG (Contactpersoon Ongewenst Gedrag) van de locatie, bij de Interne Vertrouwenspersonen (IVP) of bij de Externe Vertrouwenspersoon (EVP). In 2023 zijn er totaal 51 meldingen binnengekomen van studenten bij de COG’s, IVP’s en de EVP over ongewenste omgangsvormen. Het totaal aantal meldingen zat iets onder het aantal meldingen van vorig jaar, maar is nog steeds hoger dan de jaren ervoor. Van de 51 meldingen zijn er vijf verwezen naar schoolmaatschappelijk werk, het MBO Buurtteam, het management en/of hebben geleid tot een klacht die is ingediend via onze website. Alle overige meldingen zijn intern opgelost. De IVP’s en COG’s besteden veel aandacht aan hun zichtbaarheid en vindbaarheid. Dit lijkt vruchten af te werpen. Ook was er in 2023 nog steeds veel media-aandacht voor het onderwerp (seksueel)grensoverschrijdend gedrag, wat zeer waarschijnlijk van invloed is op het hoge aantal meldingen. In de tabel hieronder is het aantal meldingen over de afgelopen drie jaar weergegeven.

Meldingen van medewerkers

​​​​​​Soms zijn er zaken waar medewerkers graag in vertrouwen over willen praten. Binnen ROC Midden Nederland hebben we een Ombudsman (bij ons een Ombudsvrouw) en een Vertrouwenspersoon. De Ombudsvrouw richt zich voornamelijk op arbeidsrechtelijke vraagstukken, terwijl de Vertrouwenspersoon meer ondersteuning kan bieden als het gaat om ongewenst gedrag.

Meldingen bij de ombudsvrouw

In 2023 hebben 139 medewerkers van de 1755 medewerkers zich bij de ombudsvrouw gemeld; dit is 8% van alle medewerkers. In totaal heeft de ombudsvrouw 175 meldingen ontvangen. Sommige medewerkers melden meerdere keren. De 175 meldingen bestaan uit 105 klachten van medewerkers en 70 hulpvragen (juridische informatie en sparren over arbeidsjuridische vraagstukken). De hulpvragen komen vooral van P&O partners en leidinggevenden.

In 2023 zijn er meer meldingen bij de ombudsvrouw gedaan dan in 2022 (175 meldingen in 2023 vs. 145 meldingen in 2022; bestaande uit 97 klachten en 48 hulpvragen). De stijging van het aantal meldingen in 2023 bestaat dus vooral uit meer hulpvragen. Tijdig sparren of advies vragen over (anonieme, hypothetische) arbeidsjuridische kwesties kan leidinggevenden en medewerkers helpen arbeidsconflicten of andere werkgerelateerde problemen te voorkomen of te beperken.

Het aantal bemiddelingen is gestegen ten opzichte van vorig jaar. In 2023 bestond 23% van het totaal aantal meldingen uit bemiddeling, in 2022 was dit 20% van het totaal. In 2023 hadden de meeste medewerkers behoefte aan een luisterend oor, informatie en advies (39% van alle meldingen). In 32,5% van de gevallen ging het om meerdere adviesgesprekken. Meldingen die complexer van aard zijn, meerdere onderwerpen bevatten en aan tijd en ontwikkelingen onderhevig zijn (zoals langdurige arbeidsongeschiktheidskwesties) behoeven meerdere gesprekken. In 5% van de meldingen verwees de ombudsvrouw door naar de externe vertrouwenspersoon.

Externe vertrouwenspersoon

In 2023 heeft de EVP (Externe Vertrouwenspersoon) 41 meldingen ontvangen (t.o.v. 25 meldingen in 2022). Zie onderstaand overzicht met de meldingen per categorie. Hierbij is het van belang te benoemen dat medewerkers last kunnen hebben van meerdere vormen van ongewenst gedrag, dus dat een melding uit meerdere meldingen kan bestaan. Daarnaast is het belangrijk om te vermelden dat de meldingen gaan over de beleving van de medewerker, dus hoe de medewerker iets ervaart. De vertrouwenspersoon doet geen onderzoek naar de feitelijke juistheid van de melding. De eventuele adviezen van de EVP worden besproken met en opgepakt door het CvB.

Meldingen per categorie

Vermoede misstanden

Wij hechten veel waarde aan integriteit. Gevaarlijke, immorele of illegale praktijken waarbij het maatschappelijk belang in het geding is -en die onder verantwoordelijkheid van ROC Midden Nederland plaatsvinden- dienen gemeld te worden. Met de regeling ‘Melden van een vermoeden van een Misstand’ borgen we dat medewerkers een vermoeden van een misstand veilig kunnen melden en dat zij tegen benadeling als gevolg van een melding zijn beschermd. In 2023 zijn er geen meldingen binnengekomen bij het meldpunt ‘vermoeden van een misstand’.