Kwaliteitsborging en Examinering

Interne risicobeheersing- en controlesysteem

ROC Midden Nederland gaat voor goed en inclusief onderwijs. Hiervoor hebben we een intern risicobeheersing- en controlesysteem ingericht waarbij regelmatig de kwaliteit van het onderwijs wordt beoordeeld. Ook beoordelen we de inrichting van de organisatie, kwaliteit van het onderwijsprogramma en de examinering. We voeren onderwijsscans, audits en kwaliteitsmetingen uit. Zo werken we planmatig en proactief aan het beoordelen, beheersen en bewaken van risico’s. Om de onderwijskwaliteit te meten, is in 2020 gestart met een 'onderwijsscan'. Deze scan is feitelijk een vragenlijst met vragen aan docenten, studenten, managers, examencommissie, alumni en BPV-bedrijven. Door middel van deze vragenlijst wordt de kwaliteit van een opleiding beoordeeld. De uitkomsten van de vragenlijsten worden naast elkaar gelegd in een rapportage. Zo ontstaat een breed en realistisch beeld van de opleiding, bezien vanuit de verschillende ondervraagden. De rapportage wordt in een teamsessie besproken. Het doel van deze teamsessie is om het gesprek tussen docenten over onderwijskwaliteit te faciliteren. Elk team stelt vervolgens drie concrete verbeteracties voor waar het team mee aan de slag gaat. Van de onderzochte teams/opleidingen heeft de helft de onderwijsscan gedaan. De andere helft deed een audit die volgens een vierjarige cyclus al gepland stond. 

De doelen die we nastreven met het risicobeheersing- en controlesysteem zijn:

• Het stimuleren van het risicobewustzijn in de organisatie;

• Het inzicht krijgen in de risico’s die onze organisatie loopt;

• Het analyseren van de risico's en deze inzichtelijk maken;

• Het treffen van maatregelen om de impact te beperken als risico’s zich voordoen of om risico's te voorkomen.

Figuur 5 Risicomanagementcyclus

ROC Midden Nederland heeft voor de opzet van de management control cyclus gekozen voor een jaarlijkse 'in control scan' met een vast format. Door de instellingsbrede bedrijfsvoeringsprocessen in beeld te brengen en de key controls  te benoemen, monitoren wij welke acties nodig zijn om het niveau van management control te behouden. Wet- en regelgeving én de doorontwikkeling van eigen processen hebben ertoe geleid dat er extra aandacht is voor privacy, beveiliging en digitale dossiers.

Er zijn in 2020 interne audits uitgevoerd. Er werd vastgesteld dat voor de bedrijfsvoeringsprocessen gemiddeld het niveau 'management control' moet worden behaald. Dit niveau wordt bereikt wanneer de managers met stuurinformatie voldoende geïnformeerd zijn om andere leden van de organisatie zodanig te beïnvloeden dat de strategieën van de organisatie op een adequate manier geïmplementeerd worden. En dus dat vooraf gedefinieerde doelen worden gerealiseerd volgens plan (via de PDCA-cyclus). Hierdoor kan het management de processen (zowel financiële als niet-financiële) beter beheersen. De audits zijn onderdeel van de periodieke verantwoording binnen ROC Midden Nederland. Met de 'in control scan' wordt ook nog aandacht gevraagd voor vastlegging van samenwerkingsovereenkomsten en een aantal bouwstenen binnen ICT (o.a wijzigingsbeheer, informatiebeveiliging, privacy, gebruikersbeheer).

Examinering

De examenorganisatie wordt op inhoud, beleid, professionalisering en werking getoetst. Ook dit jaar vormde de 'Expertgroep Examineren' de schakel voor het vaststellen van het beleid door het College van Bestuur (CvB). En leverde het 'Netwerk Examencommissies' hiervoor input. De in 2019 gehouden evaluatie resulteerde in het eindrapport dat in februari is opgeleverd. In het rapport wordt blijvende aandacht gevraagd voor heldere communicatie en een ROC-breed beleid. Daarin onder meer aandacht voor de professionalisering van examenfunctionarissen, met name ook in de teams, en voortzetting van de ondersteuning van de examencommissies. Hoewel veel van de verbetervoorstellen uit het rapport al bekend waren en inmiddels in gang gezet, heeft de coronacrisis voor vertraging gezorgd. De noodzakelijke actualisering van beleid is gebeurd (onder andere vrijstellingen). Met name in het tweede kwartaal is veel aandacht gegaan naar het aanpassen van het beleid aan de situatie van de coronacrisis. Dit is verzameld op de geheel vernieuwde intranetsite 'Examineren MBO'. Het professionaliseringsaanbod is versterkt. Zo zijn er tools voor beoordelaars in ontwikkeling en aangekocht. Er zijn pilottraining voor contactpersonen examineren. En eerder uitgevoerde training zijn online gezet. Landelijk is bijgedragen aan de werkbijeenkomsten met examenleveranciers. Deze moeten leiden tot meer uniformering van de examenproducten en eenheid in  digitalisering. In het kader van Leven Lang Ontwikkelen (LLO) en flexibilisering is er aandacht voor 'Elders Verworven Competenties' (EVC) en de kwaliteit van het diplomabesluit. Het rapport 'Anders Verantwoorden', dat in opdracht van OCW is opgesteld, heeft de gedachtevorming over vernieuwing van het examenbeleid gesterkt. Dit wordt voortgezet in 2021. De vorig jaar vermelde proef bij 'Sport & Bewegen', om het examen op het zogenaamde derde niveau te kunnen vormgeven, is afgerond en resulteerde in een gedragen aangepast instrument. 

Inspectie

In 2020 heeft bij twee opleidingen een herstelonderzoek plaatsgevonden. Bij één opleiding zijn nu de onderwijsresultaten onvoldoende beoordeeld. Bij de andere opleiding ook het gebied kwaliteitszorg. Dit betekent dat de inspectie in 2021 bij deze opleidingen terugkomt voor een herstelonderzoek op de genoemde onderdelen. Op basis van een eerdere constatering heeft in 2020 een gesprek plaatsgevonden tussen de Inspectie van het Onderwijs en het College van Bestuur over het aantal studenten dat ongediplomeerd uitvalt. Daarnaast heeft er bij drie opleidingen een bureau-onderzoek plaatsgevonden naar aanleiding van onvoldoende onderwijsresultaten. Bij één opleiding zijn de onderwijsresultaten inmiddels voldoende; bij de andere twee nog niet. Dit betekent dat er volgend jaar opnieuw een bureau-onderzoek zal worden uitgevoerd.

In het kader van corona en zicht op de effecten hiervan op de kwaliteit van het onderwijs, heeft de inspectie in april, juni en oktober een onderzoek uitgevoerd. Deze zogenaamde 'Covid-19 monitor' bestond uit een gesprek met het College van Bestuur. Telkens heeft de inspectie haar bevindingen gedeeld met het mbo en zullen de bevindingen worden opgenomen in het onderwijsverslag 2020. Er heeft verder geen beoordeling plaatsgevonden. Daarnaast heeft de inspectie in Utrecht bij het Welzijn College een fysiek onderzoek uitgevoerd naar de effecten van corona op de onderwijskwaliteit. Op locatie is gesproken met studenten, docenten, teammanager en met onderwijsondersteunende medewerkers.