Kwaliteitsborging en Examinering

Interne risicobeheersing- en controlesysteem

Wij gaan voor goed en inclusief onderwijs. Hiervoor hebben we een intern risicobeheersing- en controlesysteem ingericht waarmee regelmatig de kwaliteit van het onderwijs wordt beoordeeld. Ook beoordelen we de inrichting van de organisatie, kwaliteit van het onderwijsprogramma en de examinering.

De doelen die we nastreven met het risicobeheersing- en controlesysteem zijn:

• Het stimuleren van het risicobewustzijn in de organisatie;

• Inzicht krijgen in de risico’s die onze organisatie loopt;

• Het analyseren van de risico's en deze inzichtelijk maken;

• Het treffen van maatregelen om de impact te beperken als risico’s zich voordoen of om risico's te voorkomen.

Figuur 5 Risicomanagementcyclus

Risicobeheersing en controlesysteem bedrijfsvoering

Jaarlijks vindt er bij ons een 'in control scan' plaats volgens een vast format. Door de  bedrijfsvoeringsprocessen in beeld te brengen en de key controls te benoemen, monitoren wij welke acties nodig zijn om het niveau van management control te behouden. Door ontwikkelingen in wet- en regelgeving én de eigen processen is er extra aandacht voor privacy, beveiliging en digitale dossiers. Met de 'in control scan' wordt ook nog aandacht gevraagd voor vastlegging van samenwerkingsovereenkomsten en een aantal bouwstenen binnen ICT (o.a wijzigingsbeheer, informatiebeveiliging, privacy en gebruikersbeheer).

Er werd vastgesteld dat voor de bedrijfsvoeringsprocessen gemiddeld het niveau 'management control' moet worden behaald. Dit niveau wordt bereikt wanneer de managers met stuurinformatie voldoende geïnformeerd zijn om andere leden van de organisatie zodanig te beïnvloeden dat de strategieën van de organisatie op een adequate manier geïmplementeerd worden. En dus dat vooraf gedefinieerde doelen worden gerealiseerd volgens plan (via de PDCA-cyclus). Hierdoor kan het management de processen (zowel financiële als niet-financiële) beter beheersen.

Kwaliteitsborging

We voeren onderwijsscans, audits en kwaliteitsmetingen uit. Zo werken we planmatig en proactief aan het beoordelen, beheersen en bewaken van risico’s. Om de onderwijskwaliteit te meten vanuit 360 graden feedback zetten we de 'onderwijsscan' in. Deze scan is een digitale vragenlijst aan docenten, studenten, managers, examencommissie, alumni en BPV-bedrijven. Door middel van deze vragenlijst wordt de kwaliteit van een opleiding door de stakeholders beoordeeld. Zo ontstaat een breed en realistisch beeld van de opleiding, bezien vanuit verschillende ondervraagden. De uitkomsten worden in een teamsessie besproken. Het doel van deze teamsessie is om het gesprek tussen docenten over onderwijskwaliteit te faciliteren. Elk team stelt vervolgens drie concrete verbeteracties voor waar het team mee aan de slag gaat.

Als onderdeel van de periodieke verantwoording voeren wij jaarlijks interne audits uit. In 2023 zijn elf audits uitgevoerd volgens de vierjaarlijkse auditcyclus. Als extra aandachtspunten binnen de audits zijn benoemd: passend onderwijzen in de klas en uitval met hiervan analyse, interventies en effect.

In de planning- en controlcyclus vindt tweemaal per jaar een voortgangsgesprek plaats tussen het college van bestuur (CvB) en de directeuren van de colleges. Hiervoor is een format vastgesteld op basis van het waarderingskader van de inspectie. In het format zijn ook onze eigen strategische pijlers opgenomen. Ter voorbereiding van het voortgangsgesprek spreken de adviseurs kwaliteitsborging met het management om op basis hiervan de voortgangsrapportage op te stellen. Omdat voor deze gesprekken hetzelfde format wordt gebruikt, komen dezelfde thema’s op alle niveaus aan bod, wat vorm en inhoud geeft aan de lemniscaat.

Examinering

De examenorganisatie wordt op inhoud, beleid, professionalisering en werking getoetst. Ook dit jaar vormde de 'Expertgroep Examineren' de schakel voor het vaststellen van het beleid door het CvB en leverde het 'Netwerk Examencommissies' hiervoor input. De beschrijving van de examenorganisatie ROC Midden Nederland is in 2023 met alle betrokken partijen geactualiseerd.  

Ook dit jaar is blijvende aandacht gegeven aan heldere communicatie en richtinggevend en ondersteunend beleid. Examencommissies worden ondersteund en er is kennisdeling en professionalisering georganiseerd voor (examenfunctionarissen in) onderwijsteams. Meerdere keren per jaar worden er laagdrempelige online informatiebijeenkomsten georganiseerd over actuele thema’s en zijn er workshop op studiedagen en leernetwerken gegeven. De noodzakelijke actualisering van beleid is gebeurd (onder andere vrijstellingen, examenreglement en de OER). Examencommissies verantwoorden zich in hun jaarverslagen, die jaarlijks met het CvB worden besproken.  

Landelijke ontwikkelingen zoals Anders verantwoorden (Lerend kwalificeren), mbo-certificaten, LLO en flexibel onderwijs, vragen vertaling naar richtlijnen en ondersteuning aan onze teams. Van het grootste belang is dat in onderwijsteams een heldere visie is op de manier van afsluiting van de opleiding die aansluit op het onderwijsconcept. Deze bewustwording heeft in de kennisdeling, communicatie en professionalisering aandacht gehad. Daarnaast zijn er handreikingen opgesteld (o.a. Examineren en AI en mbo-certificaten), is er beleid hoe wij omgaan met EVC en is er een project gestart rondom validering, afsluiting en examinering.  

De uitwerking van de wet Verbetering rechtsbescherming MBO-studenten is vertaald naar beleid. Voorzieningen voor het beslechten van geschillen (zoals een toegankelijke faciliteit en een heldere routing) waren al aanwezig. De procedures zijn taalkundig geactualiseerd en ROC-breed gecommuniceerd. 

Landelijk is bijgedragen aan de werkbijeenkomsten met examenleveranciers en aan het 'Netwerk Examineren' (i.s.m. Cinop). In deze gremia wordt ook gewerkt aan de digitalisering van de examinering. Wij zijn nauw betrokken bij het landelijk Netwerk Examinering en Digitalisering (NED) en voorloper in de implementatie van de OKE koppeling.  

In 2018 is door de mbo-sector het document ‘Afspraken valide exameninstrumenten’ ondertekend. Als onderdeel van deze afspraken verantwoorden mbo-instellingen in hun jaarverslag volgens welke routes er wordt gewerkt. Bij ROC Midden Nederland wordt bij het overgrote deel van de crebo's route 1 gevolgd (inkopen van examens). Er wordt geen gebruik gemaakt van route 3 (het construeren van exameninstrumenten en deze extern laten valideren). Jaarlijks wordt geïnventariseerd bij welke opleidingen gebruik wordt gemaakt van route 2 (construeren van exameninstrumenten). Het construeren gebeurt volgens de afspraken die hiervoor zijn gemaakt in de sector. 

Inspectie - herstelonderzoeken

In 2023 heeft bij drie opleidingen een herstelonderzoek plaatsgevonden. Bij één opleiding betrof het een bureau-onderzoek n.a.v. onvoldoende resultaten. De opleiding voldoet inmiddels aan de norm, waarmee het oordeel is bijgesteld naar voldoende. Bij de tweede opleiding betrof het een herstelonderzoek n.a.v. het oordeel van een herstelonderzoek in 2021. De onderwijsresultaten voldeden nog niet aan de norm, maar op basis van de verantwoording -in combinatie met voldoende vertrouwen in het bestuur- is het oordeel bijgesteld naar voldoende. De inspectie heeft er vertrouwen in dat het bestuur zelf bewaakt dat herstel op de standaard Studiesucces plaatsvindt. Bij de derde opleiding betrof het een bureau-onderzoek n.a.v. het oordeel van een herstelonderzoek in 2021. De opleiding voldoet inmiddels aan de norm, waarmee het oordeel is bijgesteld naar voldoende. 

Schorsing en verwijdering

In ons studentenstatuut staat onder disciplinaire maatregelen beschreven welke procedure wij hanteren voor schorsing en verwijdering. De collegedirecteur of rector kan bij wangedrag van de student besluiten over te gaan tot schorsing van maximaal twee schoolweken. De student kan hiertegen bezwaar maken bij de toegankelijke faciliteit. Het CvB kan overgaan tot verwijdering van de student. In artikel 27 van het studentenstatuut wordt beschreven welke regels hiervoor gelden. In 2023 zijn er bij ROC Midden Nederland geen studenten verwijderd. Er hebben wel schorsingen plaatsgevonden. Studenten zijn hier altijd schriftelijk van op de hoogte gesteld.